Kako koristiti DokuFin

01Upoznajte DokuFin

DokuFin je radni prostor za prijem, razvrstavanje, pregled i evidenciju poslovne dokumentacije. Namijenjen je knjigovodstvenim servisima, kompanijama s internim računovodstvom i samostalnim korisnicima. Nije zamjena za računovodstveni program koji automatski knjiži dokumente.

Svi dokumenti pripadaju određenom poslovnom subjektu i organizaciji. Mogu se dodati iz web aplikacije ili zaprimiti kroz povezane kanale. Ovlaštena osoba zatim provjerava original, po potrebi koristi AI prijedlog podataka, mijenja status i prati historiju.

Važno: DokuFin trenutno prolazi kontrolisanu pilot-pripremu. Za testove koristite neosjetljivu demonstracijsku dokumentaciju dok sigurnosna i ugovorna priprema za stvarne finansijske dokumente ne bude formalno završena.

Šta ćete naučiti

• Otvoriti i podesiti vlastiti radni prostor.
• Dodati poslovni subjekt, zaposlenika i kontakt.
• Pravilno dostaviti, pronaći i obraditi dokument.
• Razlikovati povezivanje poslovnog subjekta od potvrde identiteta osobe.
• Koristiti obavještenja, sigurne dozvole i kontrolu aktivnosti.

02Prvi koraci - brza ruta

Prijavite se na app.dokufin.com. Ako nemate nalog, odaberite registraciju i pažljivo odredite način rada.

1. Potvrdite email adresu putem aktivacijskog linka koji dobijete nakon registracije.
2. Prijavite se i provjerite da li je na početnom ekranu prikazan odgovarajući poslovni subjekt.
3. Knjigovodstveni servis dodaje klijente; interni ili samostalni korisnik koristi svoj poslovni subjekt.
4. Otvorite Dokumentacija i napravite prvi demonstracijski unos sa probnim PDF-om ili fotografijom.
5. Pregledajte dokument, provjerite status i sačuvajte promjenu.
6. Po potrebi otvorite Kanali i povezivanja te podesite odobreni način dostave.
7. Otvorite Obavještenja → Moje postavke i samostalno odredite želite li obavještenja u aplikaciji ili email.

Preporuka: Prvi dan testirajte jedan poslovni subjekt i jedan demonstracijski dokument prije dodavanja većeg broja korisnika.

03Izbor vrste radnog prostora

Prilikom registracije odabirete jednu od tri varijante.

Knjigovodstveni servis

Namijenjen organizaciji koja vodi dokumentaciju za više različitih klijenata. Početna evidencija klijenata je prazna, a ovlašteni korisnici dodaju poslovne subjekte po potrebi.

Interno računovodstvo

Za kompaniju koja posjeduje računovodstveni tim. Pri otvaranju nastaje jedan vlastiti poslovni subjekt. Poslovne jedinice se organizuju zasebno, ali nisu novi pravni subjekti.

Samostalni korisnik

Za vlasnika obrta ili firme koji sam uređuje dokumentaciju. Nastaje jedan vlastiti poslovni subjekt, bez nepotrebnog menadžmenta velikog tima.

Oprez: Vrstu radnog prostora nemojte mijenjati proizvoljno nakon početka obrade. Postojeći nalozi mogu imati opciju izbora u Postavke organizacije, ali pojedine promjene nisu dozvoljene ako bi narušile strukturu subjekata ili korisnika.

04Registracija, aktivacija i prijava

Na ulaznoj stranici odaberite Kreirajte nalog. Unesite podatke koje formular zahtijeva, odaberite poslovni režim i definišite sigurnu lozinku.

1. Koristite email kojem imate pouzdan pristup.
2. Prije potvrde provjerite naziv organizacije i vrstu radnog prostora.
3. Nakon registracije otvorite poruku za potvrdu adrese. Provjerite i mapu neželjene pošte.
4. Otvorite aktivacijski link i nastavite na prijavu.
5. Prijavite se svojim emailom i lozinkom.

Sigurnost: Ne šaljite lozinke zaposlenicima niti koristite jedan nalog za više osoba. Svaki član tima treba vlastitu prijavu.

Ako aktivacijski link istekne ili se ne pojavljuje, koristite ponuđeni tok oporavka ili se obratite podršci; ne otvarajte duple organizacije samo zbog izgubljenog linka.

05Zaboravljena lozinka i zaštita naloga

Na stranici za prijavu odaberite Zaboravljena lozinka? i unesite registrovani email. Poruka vodi do postavljanja nove lozinke.

• Nova lozinka mora imati najmanje 12 znakova.
• Link za reset vrijedi ograničeno, prema trenutno prikazanoj poruci u aplikaciji (u pravilu 30 minuta).
• Lozinku postavljajte isključivo kroz DokuFin stranicu na ispravnoj domeni.
• Ako sumnjate u neovlašten pristup, promijenite lozinku i obavijestite vlasnika organizacije.

Promjena lozinke kroz vlasničke postavke prekida postojeće aktivne sesije. Nikada ne dostavljajte lozinku, jednokratni kod prijave ili tajne API ključeve podršci.

06Pregled poslovnih subjekata

Otvorite Pregled klijenata. Ovaj ekran je polazna tačka za rad s vlastitom firmom ili klijentima knjigovodstvenog servisa.

1. Za novi subjekt odaberite + Dodaj subjekt ako je ta opcija dostupna.
2. Unesite naziv i zahtijevane poslovne podatke.
3. Provjerite kojem subjektu pripada dokumentacija prije bilo kakvog slanja.
4. Koristite pretragu po nazivu i filter aktivnih/arhiviranih subjekata.
5. Otvorite detalje subjekta za povezivanja i njegove dostupne kanale.

Važno: Interno računovodstvo i samostalni korisnik u pravilu koriste svoj jedan poslovni subjekt. Opcija dodavanja više različitih subjekata namijenjena je knjigovodstvenom servisu.

Arhiviranje nije isto što i brisanje računovodstvene dokumentacije. Prije promjene statusa provjerite aktivne veze i obaveze čuvanja.

07Povezivanje knjigovođe i klijenta

Knjigovodstveni servis može pozvati odgovarajućeg poslovnog subjekta na saradnju putem sigurnog postupka povezivanja, kada je to omogućeno u njegovom profilu.

1. Vlasnik ili ovlaštena osoba otvara profil subjekta i funkciju pozivanja/povezivanja.
2. Klijentu se dostavlja namjenski link ili pozivnica.
3. Klijent otvara link, provjerava kome odobrava povezivanje i potvrđuje zahtjev.
4. Nakon odobrenja provjerite da je subjekt pridružen ispravnoj organizaciji.

Pravilo: Ne odobravajte povezivanje na osnovu neprovjerene poruke ili pogrešnog naziva firme. Ako imate više organizacija ili klijenata, uvijek provjerite tačno odredište dokumenta.

Ova poslovna veza nije automatska potvrda identiteta svake osobe koja šalje dokumente.

08Dodavanje dokumenta kroz web

Otvorite Dokumentacija i odaberite dodavanje dokumenta. Web čarobnjak vodi vas kroz tri koraka: subjekt i period, datoteka i vrsta, završna provjera.

1. Odaberite tačan poslovni subjekt.
2. Odaberite obračunski period kojem dokument pripada.
3. Dodajte PDF, JPG/JPEG ili PNG dokument.
4. Odaberite vrstu: faktura, račun, bankovni izvod, ugovor ili ostalo.
5. Pregledajte odabrane podatke i sačuvajte dokument.

Ograničenja: Najviše 8 MB po datoteci. Sistem provjerava stvarni format i sigurnost sadržaja, ne samo ekstenziju.

Izbjegavanje duplikata: Isti sadržaj za istu organizaciju, subjekt i period može biti prepoznat kao već zaprimljen. Prije ponovnog slanja provjerite postojeću evidenciju.

Za pilot test ne koristite stvarne osjetljive račune, izvode ili povjerljive identifikacijske dokumente.

09Vrste, periodi i statusi dokumenta

Vrsta dokumenta opisuje sadržaj, dok status opisuje stepen obrade. To nisu iste stvari.

Vrste

• Faktura: račun dobavljača ili drugi poslovni račun.
• Račun: potvrda kupovine ili prateći trošak.
• Bankovni izvod: evidencija bankovnih transakcija.
• Ugovor: poslovni ugovor ili povezani dokument.
• Ostalo: materijal koji ne odgovara prethodnim kategorijama.

Statusi

• Zaprimljeno: dokument je prihvaćen u evidenciju.
• U pregledu: knjigovođa ili odgovorna osoba provjerava sadržaj.
• Prihvaćeno: dokument je prošao internu provjeru.
• Potrebna dopuna: nedostaje sadržaj ili je potrebno pojašnjenje.

Kada označavate Potrebna dopuna, unesite jasnu napomenu. Status *Prihvaćeno* ne znači da je dokument automatski proknjižen ili predat poreznoj instituciji.

10Pronalaženje i pregled dokumentacije

U Dokumentacija koristite filtere poslovnog subjekta, perioda i statusa. Odaberite dokument za detaljan pregled.

• U lijevom dijelu prikazuje se originalni PDF ili fotografija.
• Za PDF možete otvoriti veći pregled, listati stranice i mijenjati uvećanje.
• Preuzimanje originala dostupno je kroz namjensku kontrolu.
• S desne strane pregledajte status, AI podatke ako su dostupni i historiju.
• Na telefonu se sadržaj raspoređuje jedan ispod drugog radi preglednosti.

Dokumenti nisu javno dostupni putem neautorizovanih linkova. Za pregled i preuzimanje potrebna je prijava i odgovarajuće pravo pristupa.

Ako original nije dostupan za pregled, provjerite status sigurnosne obrade ili pokušajte opciju preuzimanja. Ne šaljite original na nepoznate servise za pregled PDF-a.

11AI prepoznavanje i ljudska potvrda

Na detalju dokumenta nalazi se DokuFin AI analiza dokumenta kada je usluga dostupna. AI pokušava izdvojiti korisne podatke, ali ne obavlja automatsko računovodstveno knjiženje.

1. Otvorite dokument i provjerite original.
2. Ako je ponuđeno, odaberite Analiziraj uz DokuFin AI.
3. Usporedite predložene vrijednosti s originalom: dobavljač, broj, porezni identifikator, datumi, valuta, osnovica, porez i ukupno.
4. Ispravite svaku netačnu ili nepotpunu vrijednost.
5. Odaberite Potvrdi provjerene podatke tek nakon stvarne ljudske kontrole.

Privatnost: DokuFin AI trenutno koristi OpenAI kao vanjskog pružaoca za analizu dokumentacije, što podrazumijeva slanje sadržaja tom pružaocu kada ovlaštena osoba pokrene analizu. Koristite je samo kada imate ovlaštenje i odgovarajuću pravnu osnovu za obradu.

Nemojte pretpostaviti: OCR i AI nisu zamjena za stručnu provjeru poreznih stopa, knjigovodstvenih konta, valjanosti fakture ili lokalnih propisa.

12Računovodstveni pregled i historija

U otvorenom dokumentu pronađite Računovodstveni pregled. Odaberite status i po potrebi dodajte napomenu.

1. Kada počnete rad, označite U pregledu.
2. Po završetku provjere odaberite Prihvaćeno ili Potrebna dopuna.
3. Ako tražite dopunu, jasno navedite šta nedostaje, npr. druga stranica ili čitljivija fotografija.
4. Sačuvajte status i potvrdite rezultat.
5. Pregledajte Historija aktivnosti radi slijeda evidentiranih promjena.

Historija pomaže pri internom nadzoru, ali ne zamjenjuje zakonsku arhivu niti nezavisni računovodstveni kontrolni postupak.

13Prijem dokumenata putem emaila

Svaki poslovni subjekt može imati jedinstvenu privatnu adresu namijenjenu prijemu dokumentacije. Adresa se prikazuje kroz profil subjekta, a ne kao zajednički email za sve klijente.

1. Otvorite profil poslovnog subjekta i pronađite njegovu dodijeljenu email adresu.
2. Dostavite PDF ili podržanu fotografiju kao prilog na tu adresu.
3. Provjerite da li je dokument evidentiran u Dokumentacija.
4. Ako nije, provjerite adresu primaoca, format, veličinu priloga i status obrade.

Važno: Samo zato što je dokument stigao na email ne znači da je identitet osobe koja ga je poslala potvrđen. DokuFin odvojeno označava takvog pošiljaoca.

Ne šaljite priloge na adresu drugog klijenta: zbog zaštite podataka dokument mora biti vezan za tačan poslovni subjekt.

14Telegram - povezivanje i slanje

Telegram prijem koristi centralni DokuFin bot i potvrđeno povezivanje pošiljaoca s poslovnim subjektom. Povezivanje se ne radi slobodnim upisivanjem naziva firme u običnu poruku bez odgovarajuće pozivnice.

1. Vlasnik organizacije iz profila subjekta otvara Telegram povezivanje i generiše odgovarajuću pozivnicu.
2. Osoba otvara link u Telegramu sa svog naloga.
3. Vlasnik pregledava zahtjev i odobrava ga za tačan subjekt.
4. Nakon odobrenja pošiljalac može poslati PDF ili fotografiju centralnom botu.
5. Knjigovođa u aplikaciji provjerava da je dokument pristigao.

Ako je nalog povezan s pogrešnom firmom ili je promjena organizacije na čekanju, ne šaljite dokument dok povezivanje ne bude jasno potvrđeno.

Prijem kroz odobreni bot ne znači automatski aktivaciju proaktivnih obavještenja. WhatsApp pošiljalac može dobiti zasebnu neposrednu potvrdu prijema novog dokumenta, kako je opisano u poglavlju 15.

15Viber i WhatsApp - trenutno stanje

DokuFin koristi jedan centralni WhatsApp sender preko Infobipa. Viber integracija čeka odobrenje centralnog bota. Pošiljaoci ne trebaju posebne botove za svaku knjigovodstvenu agenciju.

• WhatsApp prijem je potvrđen stvarnim testom: klijent može poslati fotografiju ili PDF nakon što organizacija odobri njegovo povezivanje.
• Nakon uspješnog evidentiranja novog dokumenta, DokuFin automatski šalje pošiljaocu kratku WhatsApp potvrdu prijema. Potvrda ne sadrži priloge ni finansijske podatke, i šalje se samo unutar važećeg korisnički otvorenog 24-satnog WhatsApp prozora.
• Potvrda se ne šalje za neuspješne ili duplirane dokumente, kao ni za prethodno primljene dokumente. Infobipov prihvat poruke nije dokaz da je primalac pročitao poruku.
• Ako poruka ne stigne, prijem u dokumentni centar i dalje je primaran izvor informacije; provjerite status u aplikaciji. Potvrde ne znače da je dokument knjigovodstveno pregledan ili prihvaćen.
• WhatsApp obavještenja knjigovođi: zaposlenik u Obavještenja → Moje postavke klikne Poveži moj WhatsApp, pošalje unaprijed pripremljenu poruku na centralni sender (kod vrijedi 10 minuta). DokuFin automatski prepoznaje povezivanje; zatim zaposlenik uključuje saglasnost. Ta veza ne mijenja povezivanje klijenta za slanje dokumenata.
• Dva Utility predloška, dokufin_novi_dokument_v1 i dokufin_potrebna_dopuna_v1, registrovana su kod Infobipa 04.11.2026. sa statusom PENDING. DokuFin provjerava da su oba APPROVED prije uključivanja automatske dostave.
• Prije odobrenja sistem ne šalje WhatsApp obavještenja zaposlenicima. Kada se oba predloška odobre, prethodni događaji se otkazuju bez retroaktivne dostave, a odobreni i prijavljeni korisnici mogu dobiti samo nova obavještenja. Isključenje saglasnosti ili raskid veze otkazuje čekajuće poruke. Izostanak odgovora pružaoca usluge ne smije izazvati nekontrolisano ponovno slanje.
• Tehnička pravila: najviše 20 prihvaćenih obavještenja na sat po korisniku; dokumenti i finansijski iznosi ne šalju se u poruci, samo naziv poslovnog subjekta i link za prijavu. Nalozi i agencije su izolovani.
• Viber i WhatsApp imaju zasebne uslove, odobrene pošiljaoce i pravila poruka. Viber je još u pripremi, a status u aplikaciji ima prednost nad opisom u ovom vodiču.

16Kanali i povezivanja

Otvorite Kanali i povezivanja radi pregleda načina prijema dokumentacije i aktivnih zahtjeva.

1. Provjerite koja su povezivanja dostupna za vašu organizaciju.
2. Za novi poslovni subjekt izdajte pozivnicu odgovarajućeg kanala samo ovlaštenoj osobi.
3. Kada pošiljalac potvrdi zahtjev, vlasnik odobrava povezivanje s tačnim subjektom.
4. Ako se promijeni odgovorna osoba ili nastane sumnja u nalog, opozovite postojeću vezu.
5. Pri problemima provjerite status kanala prije ponovnog slanja.

Razlika: Povezan poslovni subjekt znači da kanal prepoznaje odakle smije primati dokumente. Potvrđen lični identitet kontakta i njegova saglasnost za buduća obavještenja zasebni su koraci.

17Kontakti i adresar

Odaberite Kontakti. Adresar objedinjuje zaposlenike, primarne kontakt-osobe subjekata i dodatne kontakte.

• Pretražujte po imenu, firmi, emailu ili telefonu.
• Filtrirajte po vrsti kontakta i povezanom subjektu.
• Ovlaštene osobe mogu dodati kontakt te urediti dozvoljena polja.
• Unesite WhatsApp/Viber broj ili Telegram korisničko ime kao informaciju za kontakt.
• Nemojte smatrati da samo unos broja predstavlja potvrdu identiteta.

Neki podaci dolaze iz korisničkog naloga ili poslovnog subjekta i uređuju se u izvornom profilu. Za te kontakte određena polja su zaključana u adresaru.

Arhiviranje dodatnog kontakta ne briše originalne računovodstvene dokumente.

18Potvrđeni identitet i saglasnosti

Za slanje budućih obavještenja na određeni nalog, vlasnik organizacije u kontakt kartici može pokrenuti verifikaciju za konkretan kanal.

1. Kontakt mora biti pridružen aktivnom poslovnom subjektu i imati prethodno odobren poslovni nalog na kanalu.
2. Vlasnik odabire Potvrdi Telegram, Potvrdi WhatsApp ili Potvrdi Viber, kada je dostupno.
3. Sistem prikazuje jednokratni kod koji vrijedi 15 minuta. Proslijedite ga isključivo osobi kojoj pripada nalog.
4. Sama osoba šalje navedenu potvrdu centralnom DokuFin botu sa svog povezanog naloga.
5. Tek nakon potvrde identitet se prikazuje kao verifikovan.

Potom osoba može posebno odabrati želi li obavještenja o novim dokumentima i/ili potrebnoj dopuni. Nijedna kategorija se ne uključuje automatski.

Komande za Telegram: /dokufin_obavijesti novi da, /dokufin_obavijesti dopuna da; umjesto da može se poslati ne. Potpuni opoziv: /dokufin_stop.

Komande za Viber/WhatsApp: DOKUFIN OBAVIJESTI NOVI DA, DOKUFIN OBAVIJESTI DOPUNA DA, uz NE za isključivanje. Potpuni opoziv: DOKUFIN STOP.

Važno: Verifikacija i izbor saglasnosti trenutno ne uključuju stvarnu dostavu poruka. Kanalne izlazne notifikacije ostaju zaključane do odobrenja i pilot testiranja.

19Centar obavještenja

Otvorite Obavještenja, odnosno zvonce u gornjem dijelu interfejsa.

1. Pregledajte stavke o novim dokumentima ili zahtjevima za dopunu.
2. Odaberite Pregledaj dokument za otvaranje odgovarajuće evidencije.
3. Označite pojedinačno obavještenje pročitanim ili upotrijebite Označi sve pročitanim.
4. U Moje postavke odredite želite li obavještenja unutar aplikacije i/ili na email.
5. Odaberite vrste događaja i raspored emaila: odmah, satno ili dnevno u 18:00.

Email obavještenja su podrazumijevano isključena i ne sadrže originalne dokumente kao priloge. Korisničke preference su pojedinačne.

Telegram obavještenja za knjigovođe i zaposlenike

Ova mogućnost namijenjena je korisnicima DokuFin radnog prostora (npr. knjigovođi, vlasniku servisa, računovođi firme), a ne klijentima koji šalju dokumentaciju. Postojeći Telegram bot i potvrda prijema dokumenta pošiljaocu ostaju nepromijenjeni.

1. Prijavite se u Obavještenja → Moje postavke i odaberite Poveži moj Telegram.
2. Otvorite jednokratni link na svom već postojećem Telegram računu (vrijedi 10 minuta). Nije potreban novi Telegram račun niti drugi bot.
3. Kada bot potvrdi povezivanje, vratite se u DokuFin. Povezivanje se prepoznaje automatski.
4. Uključite Primaj obavještenja. Vrste događaja birate zasebno, a sve promjene spremaju se automatski.
5. Kad klijent vaše organizacije pošalje novi dokument, primate kratko Telegram obavještenje s nazivom poslovnog subjekta i linkom na DokuFin. Datoteka i finansijski sadržaj ne šalju se kroz obavještenje.
6. Telegram obavještenja možete isključiti bez prekidanja veze ili koristiti Prekini Telegram vezu. Ova radnja ne prekida klijentske veze za slanje dokumenata.

Telegram poruke su nezavisne od emaila i obavještenja u aplikaciji. Korisnik koji ne aktivira Telegram ne prima ove dodatne poruke. Početno povezivanje ne uključuje automatski slanje. Samo važeći, aktivni DokuFin korisnici mogu primati obavještenja svoje organizacije. Telegramova potvrda prijema API zahtjeva nije dokaz da je korisnik pročitao poruku. Stare obavijesti se ne šalju retroaktivno.

Napomena: raniji odjeljak „Kanalna obavještenja - provjera isporuke” tehnički je zaseban testni red za kontakte klijenata i nije funkcija Telegram obavještenja knjigovođama; u pilotu ostaje zaključan.

Email je opcionalan: njegovo isključivanje više ne prikazuje trajno upozorenje. U Moje postavke uključite email i po potrebi odaberite učestalost dostave. Postavke se automatski čuvaju.

20Zaposlenici, pozivnice i uloge

U Tim i dozvole vlasnik ili druga ovlaštena osoba upravlja saradnicima.

1. Odaberite + Pozovi zaposlenika.
2. Unesite ispravnu poslovnu email adresu i dodijelite odgovarajuću ulogu.
3. Zaposlenik otvara pozivnicu i postavlja vlastiti pristup.
4. Pregledajte stanje poslanih pozivnica i aktivne članove tima.
5. Kada neko prestane raditi, promijenite mu pristup prema dozvoljenim administrativnim kontrolama.

Pozivnice za tim u pravilu vrijede sedam dana. Ne dijelite ih javno.

Osnovne uloge

• Vlasnik: upravljanje organizacijom, kontaktima, timom i kritičnim postavkama.
• Menadžer: operativne funkcije i upravljanje dijelom tima u granicama dozvola.
• Zaposlenik: obrada dozvoljenih poslovnih podataka i dokumentacije.
• Preglednik: prvenstveno čitanje dostupnih evidencija, bez ovlaštenja za izmjene.

Napomena: Prava ovise o konkretnoj akciji. Ako dugme nije dostupno, nemojte pokušavati zaobići ulogu korištenjem tuđeg naloga.

21Poslovne jedinice i odgovornosti

Izbornik Jedinice i dodjele služi organizacijama koje žele pratiti odgovornost po odjelu, lokaciji ili poslovnoj jedinici.

1. Vlasnik ili menadžer dodaje poslovnu jedinicu, npr. *Sarajevo* ili *Finansije*.
2. Po potrebi uređuje naziv i opis jedinice.
3. Odabire zaposlenika, poslovni subjekt i jedinicu te kreira dodjelu.
4. Pregledava postojeće dodjele i uklanja zastarjele.
5. Jedinicu je moguće arhivirati tek kada njene aktivne dodjele budu uklonjene.

Bitno: Dodjela odgovornosti nije zasebna dozvola pristupa dokumentima. Prava korisnika i izolacija organizacije i dalje se provjeravaju na nivou korisničkog naloga i poslovnog prostora.

22Postavke organizacije

Ako imate pravo pristupa, otvorite Postavke organizacije.

• Pregledajte i uredite podatke vlasnika, uključujući kontakt telefon.
• Ažurirajte podatke organizacije: naziv, kontakt, adresu, web i druge podržane identifikatore.
• Promijenite lozinku uz potvrdu trenutne lozinke.
• Za promjenu emaila prođite poseban postupak potvrde nove adrese.
• Ako je radni prostor stariji i još nema odabranu kategoriju, provjerite mogućnost Vrsta radnog prostora.
• Zahtjev za zatvaranje naloga pokreće kontrolisanu proceduru; ne pretpostavljajte da se dokumenti automatski i trenutno brišu.

Pristup kritičnim postavkama ograničen je na vlasnika. Zbog sigurnosti takve promjene mogu zahtijevati ponovnu prijavu.

23Sigurnost, privatnost i backup

DokuFin razdvaja organizacije i poslovne subjekte te ograničava pristup dokumentima kroz prijavljene korisnike. Originalne datoteke nisu javne datoteke web-stranice.

• Svaka osoba koristi vlastiti nalog i odgovarajuću ulogu.
• Nemojte slati dokument na tuđu prijemnu email adresu ili pogrešan bot-link.
• Preuzimajte dokumente samo preko autorizovanog pregleda.
• Koristite funkciju historije za pregled izmjena.
• Nikada ne unosite lozinku ili API ključ u polje naziva dokumenta ili napomene.
• AI obrada ima zasebne implikacije za privatnost i zahtijeva ovlaštenje.

Pilot ograničenje: Postoje automatizirane sigurnosne provjere i sigurnosne kopije, ali puni nezavisni sigurnosni pregled, provjera offsite oporavka i pravna usklađenost moraju biti potvrđeni prije obrade stvarnih osjetljivih finansijskih dokumenata.

24Najčešći problemi i rješenja

Ne mogu se prijaviti

Provjerite email, lozinku i da li je registracija potvrđena. Koristite Zaboravljena lozinka? umjesto ponovnog otvaranja naloga.

Ne mogu dodati poslovni subjekt

Provjerite jeste li u režimu knjigovodstvenog servisa i imate li ulogu s pravom dodavanja. Interni i samostalni radni prostori obično imaju samo vlastiti subjekt.

Dokument nije vidljiv

Provjerite filtriranje perioda, subjekta i statusa. Ako je poslan preko emaila ili bota, provjerite ispravnost povezivanja i da li je obrada završena.

Dokument je odbijen

Provjerite format PDF/JPG/PNG, ograničenje 8 MB, čitljivost, sigurnosnu validaciju i mogući duplikat.

AI podatak je pogrešan

Ispravite predložena polja prema originalu. Ne potvrđujte rezultat koji nije provjeren.

Telegram ne prima datoteku

Provjerite jeste li povezani s tačnim subjektom, da li je zahtjev odobren i koristite li centralni DokuFin bot.

Viber ili WhatsApp nisu spremni

Ti kanali čekaju odgovarajuće produkcijske uslove i odobrenja; koristite dostupni web ili email kanal.

Ne stižu email obavještenja

Provjerite Obavještenja → Moje postavke, da li ste uključili email, odabrali događaj i raspored, te mapu neželjene pošte.

Ne mogu nešto urediti

Vaša korisnička uloga možda nema potrebno pravo. Obratite se vlasniku organizacije.

Vidim poruku „held” ili „dry-run”

Riječ je o zadržanoj probnoj kanalnoj dostavi. Ona ne dokazuje da je poruka poslana ili primljena.

25Primjeri dnevnih radnih procesa

A. Knjigovodstveni servis

Ujutro otvorite Obavještenja → provjerite novopristigle dokumente → filtrirajte Dokumentaciju po klijentu → pregledajte original i AI prijedlog → zatražite dopunu gdje je neophodno → označite provjerene dokumente kao prihvaćene.

B. Firma s internim računovodstvom

Ovlašteni zaposlenici dostavljaju dokumente vlastite kompanije → računovodstveni tim provjerava vrstu i period → odgovorna osoba obrađuje dokument → menadžer prati status po jedinicama i dodjelama.

C. Samostalni korisnik

Otvorite vlastiti radni prostor → kroz web dostavite račun ili fakturu → provjerite original → po potrebi koristite AI prijedlog → potvrdite podatke i sačuvajte status.

D. Kada nedostaje dokument

Otvorite dokument → označite Potrebna dopuna i navedite jasan razlog → u Obavještenjima pratite evidentirani događaj → nakon što stigne ispravljena datoteka, provjerite je prije prihvatanja.

Podsjetnik: DokuFin služi evidenciji i saradnji; računovodstveno knjiženje, prijave i porezne obaveze ostaju odgovornost ovlaštenog računovođe ili poslovnog subjekta.

26Pojmovnik

• Organizacija: DokuFin radni prostor koji ima vlastite korisnike i podatke.
• Poslovni subjekt / klijent: firma, obrt ili drugi subjekt kojem pripada dokumentacija.
• Period: mjesec kojem je dokument pridružen radi organizacije.
• Dokumentni centar: mjesto pregleda, pretrage, preuzimanja i statusa dokumentacije.
• AI ekstrakcija: računalni prijedlog informacija iz dokumenta, uvijek uz ljudsku provjeru.
• Kanal: način prijema ili budućeg slanja poruka (web, email, Telegram, Viber, WhatsApp).
• Poslovna veza kanala: odobrena veza pošiljaoca i poslovnog subjekta.
• Potvrđeni lični identitet: dodatni dokaz da određeni kanalni nalog pripada određenoj osobi.
• Saglasnost: zaseban izbor primaoca za određenu vrstu budućih obavještenja.
• Held: zapis je zadržan i ne šalje se.
• Dry-run: simulacija provjere bez stvarne poruke.
• Audit / historija: evidencija aktivnosti i promjena.
• Feature freeze: period bez novih funkcija, fokusiran na pouzdanost i testiranje.

27Podrška, povratne informacije i granice vodiča

Ako vam nešto nije jasno, zabilježite naziv ekrana, vrijeme, vrstu korisničke uloge i korake koji su doveli do problema. Nemojte dostavljati lozinke, tajne kodove, osjetljive račune ili kompletne finansijske izvode u običnoj poruci podršci.

Za kontakt s timom koristite službenu kontakt-formu na dokufin.com/?tema=opsti#pilot. Odaberite vrstu upita. DokuFin prilagođava objašnjenje i prikazana polja vašem izboru:

• Informacije o pristupu: možete navesti firmu ili ime korisnika, kontakt, email, opcionalno telefon, broj firmi/klijenata, izazov s dokumentacijom i poruku. Za ovu vrstu upita poruka nije obavezna.
• Opći upit i podrška: unesite naziv firme ili ime korisnika, ime i prezime, email i obaveznu poruku. Polja za broj klijenata i izazove s dokumentacijom nisu potrebna.
• Zahtjev u vezi s privatnošću: unesite samo ime i prezime, email, opcionalno telefon i obaveznu poruku. Naziv firme i prodajna pitanja ne traže se. Možete direktno otvoriti dokufin.com/?tema=privatnost#pilot.

U svakom slučaju prihvatite obavještenje o obradi podataka za odgovor na upit, ako želite poslati formular. Nemojte unositi lozinke, identifikacijske dokumente ni osjetljive priloge u polje poruke. Po uspješnom slanju dobit ćete potvrdu da je zahtjev evidentiran; to ne znači da je zahtjev automatski riješen. Uz prijavu problema navedite samo neosjetljive podatke koji omogućavaju reprodukciju.

Ovaj vodič je dokumentacijska osnova prema funkcijama dostupnim u izdanju od 03.11.2026. Neki ekrani i kontrole ovise o ulozi, vrsti radnog prostora i odobrenju kanala. Ako se funkcija razlikuje od prikaza u vodiču, provjerite službeni status aplikacije i obavijestite podršku.

Plan dokumentacije: nakon pilotskog testiranja dopuniti tekst provjerenim snimcima ekrana, kratkim demonstracijskim videozapisima, pitanjima korisnika i informacijama o novim izdanjima.

## UX Simplification 1.0 - jednostavne postavke obavještenja

U aplikaciji odaberite Obavještenja → Primljena obavještenja za pregled pristiglih poruka ili Moje postavke za izbor kanala i događaja. Promjene se spremaju automatski. Polje za učestalost emaila prikazuje se samo kada je email uključen. WhatsApp i Telegram koriste zasebne veze zaposlenika; nakon otvaranja ponuđenog linka DokuFin sam provjerava povezivanje, bez ručnog osvježavanja. Postavke kanala ne mijenjaju klijentska povezivanja. Tehnička evidencija probnog slanja nije dio korisničkog ekrana.

## UX Simplification 2.0 - navigacija, profil subjekta i dokumenti

Korisnički radni prostor prikazuje tri primarne cjeline: Poslovni subjekti, Dokumenti i Obavještenja. Kontakti, povezivanja, jedinice, zaposlenici i postavke dostupni su u grupi Upravljanje (na mobitelu Više). Dostupnost pojedinih funkcija ostaje ograničena korisničkom ulogom i načinom rada organizacije.

Za pregled poslovnog subjekta kliknite na naziv subjekta. Otvara se jedinstven kratak profil sa statusom, kontaktom i radnjama Dokumenti, Poveži dostavu i, kada imate dozvolu, Uredi podatke. Iz profila se mogu otvoriti dokumenti filtrirani na taj subjekt, bez ručnog traženja.

Na ekranu Dokumenti odmah možete odabrati Svi dokumenti, Novo, U obradi, Potrebna dopuna i Završeno. To su samo prečice do postojećeg filtera statusa; dokumenti i njihovi statusi ostaju nepromijenjeni.

## UX Simplification 3.0 - Super Admin

Super Admin početna stranica ima tri prečice: Provjeri kanale, Organizacije i Zdravlje sistema. Glavni meni prikazuje Pregled platforme, Organizacije, Kanali i Prijave za pristup. Status sistema i Administratorski audit nalaze se pod Sistem (na mobilnom uređaju pod Više).

Na stranici Kanali postoje četiri odvojene kartice: WhatsApp, Viber, Telegram i Email. WhatsApp i Viber dijele istu Infobip konfiguraciju, ali su odvojeni u korisničkom pregledu. Kartica razlikuje konfigurisan API od potvrđene isporuke - sama konfiguracija ne znači da kanal aktivno prima ili šalje.

Za izmjene API ključa, broja pošiljaoca ili webhooka odaberite kanal i otvorite Napredne postavke i API pristup. Tehnički podaci, postojeća zaštita tajnih ključeva, dijagnostika, potvrde i administratorski audit ostaju sačuvani. Otvaranje kanala ili njegovih postavki ne šalje poruke i ne mijenja konfiguraciju; izmjene zahtijevaju izričito čuvanje.

## UX Simplification 4.0 - prvi koraci i registracija

Registracija novog naloga podijeljena je na dva koraka: 1. Odaberite način rada (knjigovodstveni servis, kompanija s internim računovodstvom ili samostalni korisnik) i 2. Osnovni podaci (naziv, odgovorna osoba, email, lozinka, saglasnost). Dugme Promijeni način rada vraća korisnika na prvi korak bez gubitka odabira. Za in-house i samostalnog korisnika vlastiti poslovni subjekt kreira backend u okviru postojećeg postupka.

Na početnom pregledu, samo vlasniku radnog prostora bez evidentiranih dokumenata, pojavljuje se kratak vodič Prvi koraci: pripremite poslovni subjekt, po želji povežite WhatsApp/Telegram/email dostavu, otvorite dokumentni centar i dodajte prvi dokument. Povezivanje dostave nije obavezno za ručni upload. Dugmad ne preskaču postojeće provjere pristupa i antivirusa. Ako se dokumenti već nalaze u sistemu, vodič se ne prikazuje. Ako provjera podataka nije dostupna, vodič se ne prikazuje na osnovu pretpostavke da nema dokumenata.

Zaposlenici i preglednici ne dobijaju vlasnički onboarding. Postojeći klijenti, dokumenti, channel gateway, API postavke, saglasnosti i audit ostaju nepromijenjeni.

## Zaštita javne kontakt forme od spama

Kontakt forma na dokufin.com koristi četiri nivoa zaštite bez vidljivog CAPTCHA zadatka: skriveno polje za automatizirane pošiljaoce; kriptografski potpisan i vremenski ograničen formularski token; kratkoročno i satno ograničenje broja podnesaka po mrežnoj adresi; i postojeću kontrolu učestalosti po kombinaciji adrese pošiljaoca i IP adrese. Server ne zapisuje upit niti šalje kontaktni email prije uspješne provjere.

Zaštitna provjera ne traži dodatni klik. Ako je stranica ostala otvorena duže vrijeme, obrazac automatski pribavlja novi token. Kod prevelikog broja upita prikazuje se razumljivo upozorenje. Kontaktna forma i dalje šalje legitimne upite na ranije podešenu adresu [email protected].

## Smart Channel Onboarding v0.60

Na profilu poslovnog subjekta odaberite Poveži dostavu. DokuFin prikazuje stanje pojedinačnih kanala: Povezano, Čeka odobrenje, Spremno za poziv ili Nije dostupno. Već povezani kanal ne prikazuje ponovni postupak povezivanja, već Upravljaj pošiljaocima. Email prijem ima vlastiti status aktivne adrese.

Za nepovezan kanal (Telegram, WhatsApp ili Viber) ovlašteni vlasnik ili menadžer može odabrati Pošalji pozivnicu. Sistem koristi email kontakt osobe iz evidencije poslovnog subjekta i, nakon izričite potvrde korisnika, priprema jednokratnu pozivnicu kroz postojeći DokuFin email red. Pozivnica vrijedi 30 minuta. Primalac sam otvara link ili šalje kod centralnom botu/senderu, a ovlaštena osoba potvrđuje vezu. Na početnom kanalu email adresa nije automatski ni WhatsApp saglasnost ni potvrda identiteta. DokuFin ograničava broj pozivnica i čuva evidenciju ko ih je kreirao i kada. Status pripremljeno za slanje ne potvrđuje da je pružalac emaila isporučio ili da je primalac pročitao poruku.

Pri registraciji vlasnik zasebno može označiti WhatsApp i/ili Viber saglasnost za servisne poruke na vlastiti broj. Ove dvije saglasnosti nisu obavezne za registraciju i ne mogu se automatski pretpostaviti iz upisanog broja. Korisnik ih može povući u Obavještenja → Moje postavke → Moje saglasnosti za poruke. Telegram bot ne može sam prvi kontaktirati korisnika koji nikada nije pokrenuo razgovor. Za WhatsApp proaktivno slanje vrijede Meta pravila o dopuštenju korisnika i odobrenom predlošku poruke. Ovaj modul zasad dostavlja pozivnice putem emaila, ne šalje automatski proaktivne WhatsApp/Viber poruke.

## Premium Client Experience v0.61

Klijentski radni prostor dobio je bogatije indigo/ljubičaste tonove sidebara, istaknutu aktivnu navigaciju, profinjeniji identitet organizacije, suptilne sjenke i konzistentniji izgled kartica i dugmadi. Podaci, prava pristupa, integracije i poslovna logika nisu mijenjani vizuelnim slojem.

## Smart Channel Onboarding 2.0 - pozivanje klijenta jednim dugmetom

U listi poslovnih subjekata ili u profilu firme vlasnik ili menadžer bira Pozovi klijenta. Ako kontaktna osoba nije dala izričitu WhatsApp saglasnost, DokuFin automatski priprema email za potvrdu saradnje, koristeći već postojeći potpisani link (vrijedi 7 dana). Primalac na vlastitom uređaju unosi ime, a potpuno opciono vlastiti WhatsApp broj i zasebnu WhatsApp saglasnost. Označavanje saglasnosti nije uslov za potvrdu saradnje. Bez email adrese primaoca ne može se pokrenuti automatsko pozivanje; korisnik treba dopuniti kontakt.

Nakon potvrde saradnje, ako je WhatsApp saglasnost izričito data, sistem automatski nastavlja pozivanje putem direktnog WhatsApp poslovnog predloška dokufin_povezivanje_v1 (jezik hr, očekivana dva parametra: naziv subjekta i jednokratni kod), ali isključivo nakon što Infobip/Meta potvrde status APPROVED, outbound komunikacija je dozvoljena i postoji centralni sender. Ako predložak nije odobren ili provjera nije dostupna, automatski se koristi postojeća jednokratna email pozivnica za WhatsApp; primalac sam otvara razgovor. Nema slanja WhatsApp poruka na osnovu pukog unosa telefonskog broja. Jednokratni kod vrijedi 30 minuta i za konačno povezivanje je i dalje potrebno odobrenje ovlaštene osobe.

Sistem pamti ko je pripremio pozivnicu, status queued, provider_accepted, provider_uncertain ili provider_failed i vrijeme isteka. provider_accepted nije isto što i dostavljeno ili pročitano; stvarna dostava zahtijeva dodatni izvještaj pružaoca. U kanalskom modalu postoji provjera statusa odobrenja predloška. Primalac može povući WhatsApp saglasnost porukom STOP ili DOKUFIN STOP i prije uspostavljanja poslovnog povezivanja. Zamjenski email se ne šalje automatski nakon neizvjesnog odgovora pružaoca, kako bi se izbjegle dvostruke poruke. Ograničenja učestalosti i izolacija agencija ostaju uključeni.

Viber Business Messages nije automatski aktiviran. Za proaktivni Viber potrebni su aktivacija i poslovni uslovi Infobipa. Telegram bot ne može prvi kontaktirati korisnika samo iz korisničkog imena; koristi se pozivnica koju primalac sam otvara.

Smart Channel Onboarding 2.0 - produkcijski detalji

Od klijentskog profila odaberite Pozovi klijenta. Ako klijent još nije dao WhatsApp saglasnost, DokuFin šalje jednokratnu email pozivnicu za potvrdu saradnje (7 dana). Kontakt osoba sama može unijeti vlastiti broj i neobavezno označiti saglasnost za WhatsApp servisne poruke. Nakon potvrde, sistem nastavlja jednim od dva dozvoljena načina: odobrenim WhatsApp poslovnim predloškom ili email pozivnicom s kodom za samostalno otvaranje razgovora. Primalac zatim mora završiti povezivanje u aplikaciji, a ovlaštena osoba odobriti vezu. Izostanak WhatsApp saglasnosti ne sprečava potvrdu saradnje.

Predložak dokufin_povezivanje_v1 (hr, očekivana Utility kategorija, parametri naziv subjekta i jednokratni kod) poslan je Infobipu 05.11.2026. (HTTP 201), ali je pri provjeri vraćen status REJECTED bez dostupnog razloga. Do potvrđenog statusa APPROVED direktno WhatsApp slanje ostaje zaključano. Potrebna je analiza razloga odbijanja u Infobip konzoli i eventualno prilagođavanje/ponovna prijava. Bez ručnog uključivanja ili zaobilaženja pravila Mete.

DokuFin razlikuje predano pružaocu, stavljeno u email red, neizvjestan status i potvrđeno povezivanje. Prihvaćeno u Infobipu ne znači dostavljeno niti pročitano. Primatelj može poslati STOP ili DOKUFIN STOP radi povlačenja vlastite WhatsApp saglasnosti čak i prije povezivanja. Dnevno se dopuštaju najviše tri nova email poziva za saradnju po klijentu, uz ranije satne limite i odvajanje podataka organizacija. Postojeći ručni način dijeljenja ostaje dostupan samo kao rezervna opcija kada klijent nema email.

Proaktivni Viber Business Messages nije uključen, do tehničkog i komercijalnog odobrenja Infobipa. QR prikaz i automatski podsjetnici ostaju mogućnosti za naredni UX korak nakon stvarne end-to-end provjere pozivnice.